* Education: Secondary (high) school graduation certificate
* Experience: 7 months to less than 1 year

# Tasks

* Arrange and co-ordinate seminars, conferences, etc.
* Determine and establish office procedures and routines
* Schedule and confirm appointments
* Answer telephone and relay telephone calls and messages
* Answer electronic enquiries
* Compile data, statistics and other information
* Order office supplies and maintain inventory
* Arrange travel, related itineraries and make reservations
* Greet people and direct them to contacts or service areas
* Open and distribute regular and electronic incoming mail and other material and co-ordinate the flow of information
* Set up and maintain manual and computerized information filing systems
* Type and proofread correspondence, forms and other documents
* Supervise office and volunteer staff
* Plan and control budget and expenditures
* Establish and implement policies and procedures
* Assign, co-ordinate and review projects and programs
* Provide customer service
* Work with the marketing department to understand and communicate marketing messages to the field

# Computer and technology knowledge

* MS Excel
* MS Office
* MS Word

# Security and safety

* Basic security clearance

# Work conditions and physical capabilities

* Fast-paced environment
* Work under pressure
* Tight deadlines
* Repetitive tasks
* Attention to detail

# Personal suitability

* Ability to multitask
* Client focus
* Excellent oral communication
* Flexibility
* Organized
* Reliability
* Work Term: Permanent
* Work Language: English
* Hours: 32 hours per week

* Durée de l'emploi: Permanent
* Langue de travail: Anglais
* Education: Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent
* Expérience: 7 mois à moins d'un an

# Tâches

* Organiser et coordonner des colloques, des conférences, etc.
* Mettre sur pied des méthodes administratives
* Fixer et confirmer des rendez-vous
* Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
* Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique
* Compiler des données, des statistiques et autres renseignements
* Commander des fournitures de bureau et garder un inventaire
* Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
* Accueillir les personnes qui se présentent, les diriger vers l'employé ou le service approprié
* Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements
* Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information
* Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
* Superviser le personnel de bureau et les bénévoles
* Planifier et assurer le contrôle financier du budget et des dépenses
* Établir et mettre en oeuvre des politiques et des procédures
* Attribuer, coordonner et réviser des projets et des programmes
* Fournir le service à la clientèle
* Travailler avec le département de marketing pour comprendre et communiquer des messages de marketing sur le terrain

# Systèmes de gestion (sig ou bd)

* MS Excel
* MS Office
* MS Word

# Sûreté et sécurité

* Cote de sécurité de base

# Conditions de travail et capacités physiques

* Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
* Travail sous pression
* Délais serrés
* Tâches répétitives
* Souci du détail

# Qualités personnelles

* Capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément
* Attitude axée sur le client
* Excellente communication orale
* Flexibilité
* Sens de l'organisation
* Fiabilité
* Heures de travail: 32 heures par semaine

adjoint administratif/adjointe administrative - bureau

Emplacement

Salaire

Information additionnelle

Tâches

Systèmes de gestion (sig ou bd)

Sûreté et sécurité

Conditions de travail et capacités physiques

Qualités personnelles

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